Erhalten Arbeitnehmer auch Sachleistungen als Arbeitslohn, können diese steuerlich begünstigt sein. Die ab 2022 geltende 50 €-Freigrenze bei Gutscheinen und Geldkarten, die als Sachzuwendungen gelten, ist nur dann anwendbar, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der steuerliche Vorteil ist damit insbesondere im Rahmen von Gehaltsverzicht oder -umwandlungen ausgeschlossen.
Nicht begünstigt sind Geldzuwendungen. Zu den Einnahmen in Geld gehören zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Eine Berechtigung zum ausschließlichen Bezug von Waren oder Dienstleistungen liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer zunächst in Vorleistung tritt und der Arbeitgeber ihm die Kosten im Nachhinein erstattet. In diesen Fällen handelt es sich um eine Geldleistung in Form einer nachträglichen Kostenerstattung. Gutscheine oder Geldkarten sind insbesondere als Geldleistungen zu behandeln, wenn sie
- über eine Barauszahlungsfunktion verfügen (es wird nicht beanstandet, wenn Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können) oder über eine eigene IBAN verfügen,
- für Überweisungen, z. B., Paypal, oder für den Erwerb von Devisen (z. B. Pfund, US-Dollar, Franken) verwendet werden, sowie als generelles Zahlungsmittel hinterlegt werden können.
Zweckgebundene Gutscheine (einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps) oder entsprechende Geldkarten (einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) sind als Sachbezug möglich. Voraussetzung ist immer, dass die Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und seit dem 1.1.2022 zudem die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Aber: Bei Gebühren, die der Arbeitgeber für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten trägt, handelt es sich nicht um einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, sondern um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn des Arbeitnehmers.
Ein Sachbezug liegt jedoch nicht vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Sachbezugs auch eine Geldleistung verlangen kann, selbst wenn der Arbeitgeber ihm eine Sache zuwendet. Bei Sachzuwendungen muss sich also um Zahlungsinstrumente handeln, die für den Erwerb von Waren und Dienstleistung in den Geschäftsräumen des Ausstellers/Emittenten oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit professionellen Emittenten eingesetzt werden können. Begünstigt sind auch Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstelle bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland Waren zu beziehen, z. B. im Internetshop einer bestimmten Ladenkette. Kundenkarten eines Online-Händlers sind nur dann als Sachzuwendungen einzustufen, wenn sie nur zum Bezug von Waren der eigenen Produktpalette berechtigen (Verkauf und Versand durch den Onlinehändler), nicht aber, wenn die Kundenkarte auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace, wie bei Amazon) einlösbar ist.
Es können demnach begünstigt sein: Centergutscheine, Kundenkarten von Shoppingmalls und sogenannte „City-Cards“. Ebenfalls begünstigt sind wiederaufladbare Geschenkarten für den Einzelhandel, sowie Tankkarten einer bestimmten Tankstellenkette, mit der nur Waren oder Dienstleistungen erworben werden können. Begünstigt sind auch Gutscheine und Geldkarten, die unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen aus einer eng begrenzten Waren- und Dienstleistungspalette zu beziehen, wie z. B. auf Kraftstoffe, Ladestrom u.ä., Fitnessleistungen, Streamingdienste für Film und Musik, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Hörbücher oder entsprechende Downloads und Verzehrkarten, wie Essensgutscheine, Restaurantschecks, digitale Essensmarken.
Der Zeitpunkt des Zuflusses bei einem Sachbezug erfolgt
- bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind, im Zeitpunkt der Hingabe,
- bei einer Geldkarte frühestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält,
- bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, im Zeitpunkt der Einlösung.